I. COMMUNICATIE, PRIVACY EN GEGEVENSBESCHERMING

Website 

Veel informatie is te vinden op de website van de school, www.jdw.nl. Per ouder wordt één account met wachtwoord toegewezen voor het ouderportaal. Via dit account kunnen de ouders op elk gewenst moment de voortgang en ontwikkeling van hun kind bekijken. Ook kunnen zij hier wijzigingen in hun telefoonnummer en hun e-mailadres zelf doorvoeren. Voor school belangrijke veranderingen in de gezinssituatie en in het woonadres dienen wel rechtstreeks aan de leerlingenadministratie van de school doorgegeven te worden. De leerlingen krijgen aan het begin van klas 1 ook een eigen account met wachtwoord toegewezen. 

Ouders-school 

De meeste communicatie vanuit school vindt plaats via e-mail. Het is dan ook van belang dat ouders hun e-mail regelmatig, liefst dagelijks, bekijken. De belangrijkste contactpersoon voor de ouders is de mentor van hun kind. Deze is de spil in de leerlingbegeleiding en ouders kunnen bij hem/haar gedurende het hele schooljaar met al hun zorgen en vragen terecht. In de brief/mail van de mentor, die de ouders aan het begin van het schooljaar ontvangen, geeft de mentor aan op welke wijze en wanneer hij/zij bereikbaar is. 

Aan het begin van het schooljaar wordt voor de ouders van alle leerjaren een algemene ouderavond georganiseerd. Op deze avond worden algemene zaken besproken die in het betreffende leerjaar spelen. In klas 1 ligt de nadruk op de organisatie van de school, de lessen, het gebruik van de laptop, de rol van de mentor en leerlingbegeleiding. In klas 2 wordt er nadruk gelegd op de motivatie van de leerlingen en een begin gemaakt met de voorlichting over alcohol en drugs.  In klas 3 gaat het ment name over de naderende profielkeuze. In klas 4, 5 en 6 wordt de aandacht gevestigd op het studie- en examenprogramma inclusief het Programma van Toetsing en Afsluiting (PTA), waarbij in klas 5 op het examendossierwerk, de Klassieke reis en in klas 6 op de voorlichting over het examen. 

Alle ouders worden na verloop van tijd uitgenodigd voor een individueel gesprek van tien minuten met de mentor.

Uiteraard kunnen ouders op afspraak altijd met de door hen gewenste persoon overleggen. Hiertoe kunt u via e-mail of telefoon (via het hoofdnummer van de school) contact met de betreffende persoon opnemen. Verder ontvangt u regelmatig een nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief wordt u op de hoogte gehouden van de actuele ontwikkelingen in de school. 

Leerlingen-school 

Via de mentor en de leerjaarcoördinator krijgt de leerling tijdens het schooljaar regelmatig algemene maar ook speciaal voor hem of haar bestemde informatie. Een deel van deze informatie wordt per e-mail en via Somtoday verzonden naar de ouders en/of de leerlingen. 

Daarom moeten ook de leerlingen elke dag hun school-e-mail controleren. Dagelijkse roosterwijzigingen en andere belangrijke mededelingen worden doorgegeven via Zermelo. Algemene informatie voor leerlingen is te vinden op de website. 

Privacy en gegevensbescherming 

Op het Johan de Witt-gymnasium wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. In verband met het geven van onderwijs, het begeleiden van onze leerlingen, en de beschrijving daarvan in de leerlingadministratie van de school, worden er gegevens over en van leerlingen vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het onderwijs. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt. De school maakt ook gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van die leermaterialen ontvangen een beperkt aantal leerlingengegevens. De school heeft met haar leveranciers strikte afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen. Leerlingeninformatie wordt alleen gedeeld met andere organisaties als ouders daar toestemming voor geven, tenzij die uitwisseling verplicht is volgens de wet. In het privacyreglement, dat te vinden is op de website van de school, is beschreven hoe de school omgaat met haar leerlingengegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen.