I. COMMUNICATIE, PRIVACY EN GEGEVENSBESCHERMING

Website, schoolgids, Somtoday

Algemene informatie is te vinden op de website van de school: www.jdw.nl en in de schoolgids.

Iedere ouder ontvangt in principe een eigen account (per e-mailadres) om toegang te krijgen tot Somtoday, het leerlingvolgsysteem van de school. Via het account in Somtoday kunnen ouders op elk gewenst moment de voortgang en ontwikkeling van hun kind volgen. Ook kunnen ouders via Somtoday wijzigingen in telefoonnummer en/of e-mailadres verwerken. Belangrijke veranderingen in de gezinssituatie of het woonadres dienen rechtstreeks aan de leerlingenadministratie van de school te worden doorgegeven.

Alle leerlingen krijgen aan het begin van klas 1 een eigen account met wachtwoord voor Somtoday toegewezen.

Ouders-school 

Communicatie tussen school en ouders vindt plaats via Somtoday. Somtoday is, naast leerlingvolgsysteem, een online platform voor schoolinformatie en – communicatie. Alle ouderinformatie, zoals uitnodigingen voor ouderavonden, ouderbulletins, informatie over schoolreizen, etc., wordt via een nieuwsbericht in Somtoday met ouders gedeeld.

De belangrijkste contactpersoon voor de ouders is de mentor van hun kind. Deze is de spil in de leerlingbegeleiding en ouders kunnen bij hem/haar gedurende het hele schooljaar met al hun zorgen en vragen terecht.

Aan het begin van het schooljaar wordt voor de ouders van alle leerjaren een algemene ouderavond georganiseerd. Op deze avond worden algemene zaken besproken die in het betreffende leerjaar spelen. Na afloop ontvangen ouders per e-mail de PowerPointpresentatie van die avond, met daarin onder andere informatie over de wijze waarop zij contact kunnen opnemen met de mentor. In klas 1 ligt de nadruk op de organisatie van de school, de lessen, het gebruik van de laptop, de rol van de mentor en leerlingbegeleiding. In klas 2 wordt er nadruk gelegd op de motivatie van de leerlingen en een begin gemaakt met de voorlichting over mentale gezondheid. In klas 3 ligt de focus op de naderende profielkeuze en op het verder ontwikkelen van burgerschapscompetenties, onder andere via de maatschappelijke stage. In klas 4, 5 en 6 wordt de aandacht gevestigd op het studie- en examenprogramma inclusief het Programma van Toetsing en Afsluiting (PTA), waarbij in klas 5 op het examendossierwerk, de Klassieke reis en in klas 6 op de voorlichting over het examen. 

Alle ouders en leerlingen worden medio november uitgenodigd voor een driehoeksgesprek van vijftien minuten met de mentor.

Uiteraard kunnen ouders op afspraak altijd met de door hen gewenste persoon overleggen. Hiertoe kunt u via e-mail of telefoon (via het hoofdnummer van de school) contact met de betreffende persoon opnemen. Verder ontvangt u regelmatig een ouderbulletin. Via het ouderbulletin wordt u op de hoogte gehouden van de actuele ontwikkelingen in de school. 

Leerlingen-school 

Via de mentor en de afdelingsleider krijgt de leerling tijdens het schooljaar regelmatig algemene maar ook speciaal voor de leerling bestemde informatie. Een deel van deze informatie wordt per e-mail en via Somtoday verzonden naar de ouders en/of de leerlingen. 

Daarom moeten ook de leerlingen elke dag hun school-e-mail controleren. Dagelijkse roosterwijzigingen en andere belangrijke mededelingen worden doorgegeven via Zermelo. Algemene informatie voor leerlingen is te vinden op de landingspagina voor leerlingen op het Digiplein. 

Privacy en gegevensbescherming 

Op het Johan de Witt-gymnasium wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van onze leerlingen. In verband met het geven van onderwijs, het begeleiden van leerlingen en de registratie daarvan in de leerlingenadministratie, worden gegevens over en van leerlingen vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het onderwijs. De gegevens worden beveiligd opgeslagen en de toegang daartoe is beperkt. De school maakt gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van deze leermaterialen ontvangen een beperkt aantal leerlinggegevens. Met deze leveranciers zijn strikte afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen. Leerlingeninformatie wordt alleen gedeeld met andere organisaties wanneer ouders daarvoor toestemming geven, tenzij uitwisseling verplicht is volgens de wet.

In het privacyreglement, dat te vinden is op de website van de school, staat beschreven hoe de school omgaat met leerlinggegevens en welke rechten ouders en leerlingen hebben.